Trong thế giới xây dựng đang thay đổi nhanh chóng, quản lý dự án hiệu quả vẫn là nền tảng cho sự thành công. Các dự án từ nhà ở, tòa nhà văn phòng đến nhà cao tầng và cơ sở hạ tầng quy mô lớn đều đòi hỏi lập kế hoạch, phối hợp và thực hiện cẩn thận. Theo Khảo sát Xây dựng Toàn cầu năm 2023 của KPMG, ngành xây dựng đang gặp khó khăn với hiệu suất kém, chỉ 50% dự án hoàn thành đúng hạn và 37% không đạt được mục tiêu về ngân sách hoặc tiến độ.

Đối với các giám đốc điều hành cấp C và chủ doanh nghiệp, việc hiểu rõ những thách thức trong quản lý dự án xây dựng là điều cần thiết để bảo vệ đầu tư, đảm bảo giao hàng đúng hạn và duy trì lợi nhuận. Vì vậy, hãy cùng khám phá những thách thức cấp bách nhất trong quản lý dự án xây dựng và các chiến lược hành động để vượt qua chúng.

Quản lý dự án xây dựng là gì?

Chúng tôi hiểu rằng bạn có thể đã quen thuộc với khái niệm quản lý dự án xây dựng, nhưng trong bài viết này, chúng tôi muốn làm rõ định nghĩa mà chúng tôi đang sử dụng. Quản lý dự án xây dựng ở đây là tập trung vào việc phối hợp tất cả các khía cạnh của một dự án xây dựng, bao gồm lập ngân sách, lập lịch trình, tuân thủ và quản lý các bên liên quan. Nó cũng bao gồm việc quản lý các nhóm và tài nguyên để đảm bảo mọi giai đoạn của dự án được thực hiện đúng tiến độ, trong phạm vi ngân sách và đạt tiêu chuẩn chất lượng cao nhất.

Những thách thức trong quản lý dự án xây dựng

Quản lý một dự án xây dựng có thể rất phức tạp. Người quản lý dự án cần phải cân bằng nhiều yếu tố luôn thay đổi đồng thời đảm bảo rằng dự án đạt được các mục tiêu về ngân sách và thời gian trong toàn bộ vòng đời xây dựng.

Các dự án xây dựng dễ gặp phải nhiều thách thức, từ việc vượt quá ngân sách và thời gian đến việc tuân thủ quy định và quản lý các bên liên quan. Trong phần này, chúng ta sẽ khám phá chi tiết những thách thức này và thảo luận cách giảm thiểu chúng thông qua sự kết hợp giữa công nghệ, quản lý chuyên nghiệp và lập kế hoạch chiến lược.

1- Vượt quá ngân sách và thời gian

Một trong những thách thức phổ biến nhất trong quản lý dự án xây dựng là nguy cơ vượt quá ngân sách và thời gian. Dựa trên một nghiên cứu gần đây, 92% dự án gặp phải tình trạng vượt chi phí hoặc chậm tiến độ. Những sự vượt quá này có thể bắt nguồn từ nhiều yếu tố, bao gồm ước tính chi phí không chính xác, lỗi thiết kế, làm lại và thực hành quản lý dự án kém hiệu quả.

Ước tính chi phí không chính xác: Khả năng ước tính chính xác và nhất quán là chìa khóa cho bất kỳ dự án xây dựng nào thành công. Tuy nhiên, đây cũng là một trong những khía cạnh khó khăn nhất. Ước tính chi phí không chính xác có thể dẫn đến vượt quá ngân sách, lãng phí tài nguyên, giảm lợi nhuận và sự không hài lòng từ các bên liên quan đến dự án. Các phương pháp ước tính chi phí truyền thống thường sử dụng dữ liệu lịch sử và đánh giá chuyên gia, mặc dù có giá trị nhưng có thể không nhất quán, chủ quan và dễ xảy ra lỗi.

Lỗi hoặc thiếu sót trong thiết kế: Lỗi hoặc thiếu sót trong thiết kế là kết quả của bất kỳ thông tin nào bị thiếu hoặc không chính xác, và có thể dẫn đến việc làm lại và trì hoãn đáng kể, làm tăng chi phí và đẩy tiến độ đi chệch hướng. Những lỗi này thường do giao tiếp kém giữa các nhóm thiết kế và nhà thầu hoặc quy trình xem xét không đầy đủ.

Làm lại: Làm lại bao gồm việc sửa chữa sai lầm trong dự án hoặc làm lại một phần công việc cụ thể để đáp ứng yêu cầu của các bên liên quan và yêu cầu về chất lượng. Nó có thể do một số yếu tố gây ra – từ lỗi thiết kế và tay nghề kém đến giao tiếp sai hoặc hiểu sai các yêu cầu và thay đổi phạm vi. Bất kỳ công việc làm lại nào cần được thực hiện đều có thể ảnh hưởng đáng kể đến cả ngân sách và thời gian biểu. Việc làm lại trong các dự án xây dựng có thể tốn kém hơn 60% so với ngân sách ban đầu.

Quản lý dự án kém hiệu quả: Quản lý dự án kém hiệu quả hoặc kém có thể dẫn đến dự án bị vượt chi phí và chậm tiến độ đáng kể. Nó cũng có thể làm giảm động lực của nhóm và ảnh hưởng tiêu cực đến danh tiếng và phản hồi của các bên liên quan. Khi một dự án bị quản lý sai, điều này có thể làm căng thẳng các nguồn lực kinh doanh, giảm chất lượng công việc và ảnh hưởng đến thành công chung của dự án.

Vượt qua tình trạng vượt quá ngân sách và thời gian bằng công nghệ

Công nghệ đã cách mạng hóa cách thức quản lý các dự án xây dựng. Các công cụ mạnh mẽ như Mô hình hóa Thông tin Công trình (BIM) và Phần mềm Quản lý Xây dựng (CMS) có thể giảm thiểu rủi ro vượt quá ngân sách và thời gian.

BIM cho phép người quản lý dự án và các nhóm tạo ra các biểu diễn kỹ thuật số chính xác và chi tiết của một tòa nhà hoặc cơ sở. Quá trình ‘tinh chỉnh thiết kế’ này cải thiện việc phân tích dữ liệu và cho phép cộng tác nhóm tốt hơn. BIM cũng giúp xác định bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào trước khi chúng phát sinh.

CMS giúp lập kế hoạch và quản lý tất cả các khía cạnh của một dự án xây dựng, từ giai đoạn tiền xây dựng đến giai đoạn thực hiện tại chỗ. Nó cung cấp các công cụ để quản lý dự án, lập lịch trình và sắp xếp trình tự để hợp lý hóa toàn bộ quy trình. CMS cũng cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực để quản lý rủi ro, kiểm soát chi phí và cho phép giao tiếp và ra quyết định tốt hơn.

Dưới đây là cách BIM và CMS giúp khắc phục các vấn đề về ngân sách và tiến độ:

Lợi ích của BIM

Lợi ích của CMS

1. Ước tính chi phí không chính xác

– Cung cấp các mô hình ảo chi tiết với thông số kỹ thuật chính xác.

– Dữ liệu chính xác tạo điều kiện thuận lợi cho việc dự báo chi phí vật liệu và nhân công tốt hơn.

– Cung cấp khả năng theo dõi ngân sách và kiểm soát chi phí theo thời gian thực.

– Nền tảng dữ liệu tập trung để quản lý chi phí và tiến độ trong suốt dự án.

2. Lỗi hoặc thiếu sót trong thiết kế

– Tạo ra hình ảnh hóa toàn diện về thiết kế để giảm thiểu lỗi.

– Các nhóm và các bên liên quan có thể xem xét và phân tích thiết kế tốt hơn.

– Tập trung các tài liệu dự án, đảm bảo tất cả các nhóm làm việc từ các thiết kế mới nhất.

– Theo dõi các thay đổi và duy trì kiểm soát phiên bản để giảm thiểu rủi ro thiếu sót.

3. Làm lại và trì hoãn

– Trực quan hóa các giai đoạn dự án để dự đoán và tránh các khu vực làm lại tiềm ẩn.

– Giảm khả năng làm lại liên quan đến thiết kế thông qua mô hình hóa chi tiết.

– Dự đoán các thách thức có thể xảy ra và giải quyết xung đột kịp thời để tránh sự chậm trễ và chi phí phát sinh.

– Tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập lịch trình và phân bổ tài nguyên để giảm thiểu sự chậm trễ.

4. Quản lý dự án kém hiệu quả

– Tăng cường sự cộng tác giữa các bên liên quan với các mô hình được chia sẻ và cập nhật.

– Cải thiện việc ra quyết định với các mô phỏng dữ liệu chính xác và các công cụ phân tích nâng cao.

– Cung cấp bảng điều khiển và công cụ báo cáo để giám sát dự án theo thời gian thực.

– Hợp lý hóa việc giao tiếp và quản lý nhiệm vụ để giám sát tốt hơn.

2- Tầm quan trọng của quản lý dự án xây dựng giàu kinh nghiệm

Mặc dù công nghệ cung cấp các công cụ để hợp lý hóa quy trình và kiểm soát tốt hơn, nhưng chuyên môn của một người quản lý dự án dày dạn kinh nghiệm là điều cần thiết để phân bổ tài nguyên hiệu quả, lập kế hoạch dự phòng cho các sự kiện bất ngờ và quản lý xây dựng chuyên nghiệp.

Phân bổ tài nguyên hiệu quả

Lập kế hoạch dự phòng tập trung vào việc chuẩn bị cho các rủi ro tiềm ẩn và các sự kiện bất ngờ có thể làm gián đoạn dự án xây dựng. Không có kế hoạch dự phòng vững chắc, những sự kiện bất ngờ này có thể dẫn đến chậm trễ đáng kể và chi phí vượt quá. Một người quản lý dự án giàu kinh nghiệm tạo ra một kế hoạch toàn diện bao gồm các nguồn lực dự phòng, các nhà cung cấp thay thế và các tùy chọn lập lịch linh hoạt.

Lập kế hoạch dự phòng cho các sự kiện bất ngờ

Quản lý xây dựng chuyên nghiệp

Quản lý xây dựng chuyên nghiệp bao gồm khả năng lãnh đạo và giám sát tổng thể một dự án xây dựng. Điều này đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh của dự án đều được liên kết, các nhóm làm việc hiệu quả và bất kỳ vấn đề nào cũng được giải quyết kịp thời. Một người quản lý dự án dày dạn kinh nghiệm có kiến thức và kinh nghiệm để cung cấp các dự án đúng hạn, trong phạm vi ngân sách và đạt tiêu chuẩn cao nhất.

3- Tuân thủ các quy định

Ngành xây dựng chịu sự quản lý chặt chẽ. Việc điều hướng các quy định phức tạp là một thách thức đáng kể đối với các nhà quản lý dự án xây dựng.

Tuân thủ các quy định về pháp lý và an toàn

Việc không tuân thủ các quy định về pháp lý và an toàn có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng, bao gồm ngừng hoạt động, hình phạt pháp lý và thiệt hại cho danh tiếng của công ty. Việc lưu giữ đầy đủ, cập nhật và chính xác tài liệu xây dựng có thể giúp người quản lý dự án và chủ sở hữu tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm toán và đáp ứng các yêu cầu tuân thủ đang diễn ra.

Theo kịp những thay đổi về quy định

Các yêu cầu quy định về xây dựng phát triển theo thời gian và có thể đáp ứng với các mối quan tâm mới về an toàn, tiêu chuẩn môi trường và tiến bộ công nghệ. Điều cần thiết là phải đào tạo tất cả các thành viên trong nhóm về các quy định và tiêu chuẩn an toàn mới nhất. Điều này bao gồm các khóa học bồi dưỡng thường xuyên và liên lạc liên tục về những thay đổi quy định. Ngoài ra, việc thuê các chuyên gia tư vấn chuyên về tuân thủ xây dựng có thể cung cấp hướng dẫn có giá trị và giúp điều hướng các môi trường pháp lý phức tạp.

4- Quản lý kỳ vọng của các bên liên quan

Quản lý kỳ vọng của các bên liên quan, bao gồm khách hàng, nhà thầu, nhà tư vấn và nhà cung cấp, là một khía cạnh quan trọng của quản lý dự án xây dựng. Các dự án thường liên quan đến nhiều bên liên quan với các nhu cầu và ưu tiên khác nhau, khiến việc làm hài lòng tất cả mọi người trở nên khó khăn.

Giao tiếp thường xuyên và minh bạch: Các bên liên quan đến dự án xây dựng thường có các mục tiêu khác nhau, từ hiệu quả chi phí đến bền vững môi trường. Việc cân bằng những nhu cầu cạnh tranh này đòi hỏi sự cộng tác và giao tiếp liên tục. Điều này bao gồm việc cung cấp thông tin cập nhật kịp thời về tiến độ dự án, thảo luận về các rủi ro tiềm ẩn và điều chỉnh khi cần thiết.

Ngoài ra, việc thiết lập một hệ thống thông tin tập trung hoặc được kết nối có thể cung cấp cho các bên liên quan quyền truy cập thống nhất vào dữ liệu theo thời gian thực, bao gồm các bản vẽ và tài liệu cập nhật. Hệ thống cũng có thể cung cấp hình ảnh hóa và mô phỏng dự án để phát hiện lỗi thiết kế và quản lý bất kỳ mối quan tâm tiềm ẩn nào về an toàn.

Quản lý dự án xây dựng có thể phức tạp và đầy thách thức, nhưng với các chiến lược và công cụ phù hợp, những thách thức này có thể được quản lý một cách hiệu quả. Vượt quá ngân sách và thời gian, tuân thủ quy định và quản lý các bên liên quan là tất cả những lĩnh vực quan trọng cần được chú ý cẩn thận. Bằng cách áp dụng phương pháp chủ động vào quản lý dự án, bạn có thể bảo vệ khoản đầu tư của mình, đáp ứng mong đợi của các bên liên quan và duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Nguồn: Tekla Blog

Cẩm Nang Tekla

Những thách thức hàng đầu trong quản lý dự án xây dựng và cách vượt qua chúng